Bons de commande et commandes clients au Maroc : la chaîne qui casse

Un fournisseur vous facture 150 pièces, votre magasinier en a compté 90, et la discussion dure trois semaines. Vous cherchez qui a tort. Ce n'est presque jamais la commande : elle était claire, datée, envoyée. Ce qui manque, c'est la pièce du milieu, la réception. Voici la chaîne complète, côté achat et côté vente, et le contrôle qui empêche de payer une marchandise jamais reçue.

Avant d'aller plus loin, un raccourci. Nous avons mis en ligne un générateur de factures gratuit, qui sort une facture numérotée en quelques minutes, sans compte à créer.

Vous saisissez votre client et les lignes, avec quantité, prix unitaire et TVA. Vous repartez avec un PDF numéroté dans votre série.

Ouvrir le générateur de factures

La réponse courte : le litige naît à la réception, pas à la commande

Les factures bloquées ne viennent presque jamais du bon de commande. Elles viennent du chaînon absent entre la commande et la facture : la réception. Tant que personne n'enregistre ce qui est entré dans votre magasin, ligne par ligne, vous payez au bénéfice du doute.

La réception est un document, pas une case cochée au dos d'un bon de livraison. Elle porte une date, un numéro, le nom de celui qui a compté et une quantité par ligne. Sans elle, le seul témoin du quai se tait.

La chaîne d'achat, de la demande au paiement

Sept pièces, dans cet ordre. Elles existent déjà chez vous, même si trois vivent dans un groupe WhatsApp.

• Le besoin. Un atelier passe sous son stock mini, un commercial vend ce que vous n'avez pas.
• La demande d'achat. Une intention chiffrée qui attend un accord, traitée dans le workflow de validation des achats.
• Le bon de commande. Numéroté, daté, adressé à un fournisseur identifié, avec par ligne article, quantité et prix.
• L'accusé de réception fournisseur. Il corrige délais et quantités. Une confirmation à 90 sur 150 évite déjà un litige.
• La réception. Le comptage au quai, ligne par ligne, à la date réelle. C'est ici que le stock bouge.
• La facture fournisseur. Elle arrive rarement avec le découpage de votre commande.
• Le paiement. Il ne part qu'après le contrôle ci-dessous.

Chacune a un responsable : la commande à l'acheteur, la réception au magasinier, le rapprochement à la comptabilité. Quand la même personne fait les trois, il n'y a plus de contrôle.

Le rapprochement à trois

Pour chaque ligne, vous comparez trois quantités : commandée, reçue, facturée. Le règlement ne part que si les trois concordent, ou si l'écart est accepté par écrit. C'est le seul contrôle qui empêche de payer une marchandise jamais livrée, et il exige une réception saisie au déchargement.

Le prix se contrôle de la même façon, car une facture juste en quantité peut être fausse en montant : remise oubliée, transport ajouté, tarif révisé sans accord. Comparez le prix unitaire facturé à celui de la commande, et fixez d'avance l'écart accepté sans discussion.

Au Maroc, ce contrôle a un prolongement fiscal. La facture reçue doit être conforme à l'article 145 du Code Général des Impôts : identité des deux parties et leur ICE, numéro dans une série continue, date, désignation, quantités et prix. Voyez aussi la facturation électronique.

La réception partielle : on compte par ligne, jamais par commande

La commande reçue en une fois et au complet est un cas d'école. Le cas réel, c'est 90 sur 150, le reste annoncé pour dans trois semaines, deux bons de livraison, deux factures. Chaque arrivage se compte avant que le bordereau soit signé.

Un tableur suit très bien une commande, très mal celle-là. Il porte l'état sur le document, commande en cours ou commande reçue, alors que l'information vit sur chaque ligne d'article. Il faut deux colonnes par ligne, commandée et reçue cumulée, dont se déduit l'état du document.

Voilà la même chose une fois outillée. Les captures viennent de Qualis ERP, que nous développons chez BerryNoon, où les bons de commande fournisseurs et la réception sont deux modules distincts, décrits dans la documentation des bons de commande. Odoo et Dolibarr séparent les mêmes pièces, et un fichier tenu sérieusement y arrive aussi, dans les limites posées par les logiciels de gestion de stock gratuits.

L'avancement se lit sur la ligne : deux lignes soldées, une ligne encore ouverte, et le reliquat exact à relancer.

Le reliquat, ce sont les 60 unités qui manquent. Trois décisions, une seule interdite : ne pas décider. Vous attendez, avec une date de relance sur la ligne. Vous annulez le solde, et la facture tombe à 90. Vous recommandez ailleurs.

Pour trancher, il faut voir vos commandes en attente classées par ancienneté du retard. Une ligne ouverte depuis 4 jours et une autre depuis 40 jours n'appellent pas le même geste.

Trier par ancienneté du retard transforme une pile de commandes ouvertes en liste d'appels à passer ce matin.

Côté vente : la même chaîne dans l'autre sens

La symétrie est presque parfaite, et les erreurs se ressemblent.

• Le devis. Daté, avec une durée de validité. Tant qu'il n'est pas accepté, il n'engage rien.
• La commande client. Le devis accepté, quantités et prix définitifs.
• La réservation de stock. Les quantités promises cessent d'être disponibles pour les autres commandes, sans quitter l'entrepôt.
• La livraison. Souvent partielle elle aussi, avec un bon numéroté qui revient signé du client. Elle sort le stock.
• La facture client. Elle porte sur ce qui est sorti, pas sur ce qui a été commandé.
• L'encaissement. Rapproché de la facture, avec une échéance et une relance quand elle passe.

La réservation est le maillon que la plupart des fichiers ignorent : deux commerciaux vendent les mêmes 40 unités le même matin parce que le stock affiché ne déduit pas les engagements. Le volume aggrave la chose, comme le montre le mur des opérations.

Le reste à livrer suit la règle du reliquat d'achat : il se porte sur la ligne. C'est ce qui permet de facturer 90 quand vous avez livré 90, au lieu de facturer 150 puis de gérer un avoir.

Le reste à livrer est porté par la ligne, ce qui permet de facturer exactement ce qui est sorti.

Reste l'encaissement, qui se joue sur la solidité du dossier : commande signée, bon de livraison signé, facture conforme. Dans Qualis, les commandes clients et la facturation sont deux modules séparés, décrits dans la documentation de la facturation. Sage et Odoo tiennent la même séparation.

Une liste de factures triable par échéance, par retard et par client vaut mieux qu'un rappel mensuel.

Les filtres en retard et à échéance remplacent la relance au jugé par une file de travail ordonnée.

Exemple chiffré : Réda, atelier de mécanique à Tanger, 150 unités commandées

Réda dirige un atelier de mécanique à Tanger, 34 salariés. Il commande 150 supports usinés à 84,00 MAD l'unité hors taxes, soit 12 600 MAD HT et 15 120 MAD TTC à 20 % de TVA. Le camion arrive avec 90 unités, et le magasinier ne saisit rien.

Trois semaines plus tard, la facture arrive pour 150 unités. La comptabilité la rapproche du bon de commande, qui dit bien 150. Les deux concordent, le règlement part. L'écart réel est de 60 unités, 5 040 MAD HT et 6 048 MAD TTC payés pour rien.

Avec la réception saisie au déchargement, le rapprochement bloque seul : commandé 150, reçu 90, facturé 150. Le règlement tombe à 9 072 MAD TTC, l'écart part chez le fournisseur le jour même, et la ligne garde un reliquat de 60 unités. Tout tient à une saisie de trente secondes au quai.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

• Réceptionner en bloc. Cocher commande reçue parce que le camion est passé. Les écarts sortent à l'inventaire, six mois trop tard.
• Commander sans numéro. Un accord envoyé le soir pour 150 pièces n'est pas un bon de commande : rien à rappeler sur la facture, rien à produire en litige.
• Payer sur la facture seule. Une facture bien présentée est convaincante. Elle ne prouve rien sur ce qui est entré dans votre magasin.
• Laisser des reliquats ouverts. Chaque ligne jamais soldée gonfle vos engagements et fausse le réapprovisionnement, qui croit la marchandise en route.
• Facturer la commande au lieu de la livraison. Vous facturez 150, vous livrez 90, le client déduit tout seul, et votre relance devient indéfendable.

Questions fréquentes

Faut-il un bon de commande pour chaque achat, même petit ?

Oui, dès que l'achat se fait à crédit ou dépasse quelques centaines de dirhams. Il porte le numéro que la facture rappellera et fige le prix avant discussion. Pour un achat de caisse, le justificatif suffit.

Peut-on facturer un client avant de l'avoir livré ?

Non, sauf acompte convenu et présenté comme tel. Facturer 150 unités quand vous en avez livré 90 vous obligera à émettre un avoir, et à collecter de la TVA sur une vente qui n'a pas eu lieu.

Le rapprochement à trois est-il tenable sur Excel ?

Oui, jusqu'à une certaine taille. Il faut une ligne par article et par réception, une colonne de quantité reçue cumulée, et quelqu'un qui tient le fichier chaque soir. Au-delà de quelques dizaines de commandes par mois, il casse.

Un bon de livraison signé suffit-il comme preuve de réception ?

Non, pas seul. C'est le document du fournisseur, avec ses quantités à lui. Il devient une preuve quand votre réceptionnaire a compté, barré ce qui manque, daté et signé, et que ce comptage est enregistré sous votre numéro.

Combien de temps pour mettre cette chaîne en place ?

Comptez 2 à 4 semaines côté achats, en commençant par un fournisseur et une famille d'articles. Le travail est organisationnel avant d'être technique : décider qui saisit la réception, quand, et ce qui se passe en cas d'écart.

Pour aller plus loin

Si vous ne changez qu'une chose ce trimestre, prenez celle-ci : aucune facture fournisseur payée sans réception en face, aucune facture client émise sans livraison en face. La règle vaut dans un fichier tenu sérieusement, dans Odoo, dans Dolibarr ou dans Qualis, et se décide avant l'outil.

Pour le bout de la chaîne, le générateur de factures est gratuit et sans inscription : saisissez les lignes réellement livrées et repartez avec un PDF numéroté à classer avec la réception.